Software Asset Managment (SAM)

Управление лицензиями — это регулярный бизнес-процесс управления активами программного обеспечения в организации

Управление активами программного обеспечения (Software Asset Management, SAM) поможет обеспечить безопасность программного обеспечения в Компании, оптимизировать используемые ресурсы и выявить возможный избыток в лицензиях.

• Преимущества SAM можно разделить на технологические и финансовые. В технологическом плане управление программными активами предприятия позволит обеспечить:
• Сокращение числа проблем, связанных с безопасностью, вызванных отсутствием обновлений или неосведомленностью о файлах с обновлениями
• Информирование об уже имеющемся программном обеспечении и о том, какое ПО является действительно необходимым
• Повышение эффективности при приобретении нового программного обеспечения
• Информирование о лицензиях, которые уже не используются, позволит использовать соответствующие лицензии для других целей

В то же время, преимущества для управления финансами включают в себя:

• Снижение затрат организации на закупку программного обеспечения:
  • За счёт скидок от правильно спланированных объёмных закупок;
  • За счёт снижения общего объёма закупок при помощи оптимизации лицензирования и повторного использования лицензий;
• Меньшие затраты на переговоры с поставщиками за счёт доступности более полной информации о собственных активах организации, внутренних стандартах и потребностях;
• Оптимизация бюджетирования за счёт доступности более полной информации о собственных активах организации, внутренних стандартах и потребностях;
• Оптимизация расходов на управление активами за счёт правильного внедрения процессов SAM;
• Снижение расходов на техническую поддержку за счёт правильного внедрения процессов SAM.

Зона действия SAM – это не только программное обеспечение, но и связанные с ним активы. Все процессы в рамках SAM регулируются стандартом ISO/IEC 19770-1:2006 «Information technology — Software asset management — Part 1: Processes», который был разработан в поддержку вышедшей ранее группе стандартов ISO/IEC 20000 «Information technology — Service management». В частности, в этом стандарте определен круг активов, являющихся объектами SAM, и принципы управления ими:

• Программное обеспечение:
  • Исполняемое программное обеспечение: приложения, сценарии, операционные системы;
  • Неисполняемое программное обеспечение: шрифты, графические файлы, видеозаписи, аудиозаписи;
• Активы, напрямую связанные с программным обеспечением:
  • Права на использование программного обеспечения сторонних производителей, лицензионные условия, изложенные в лицензионном соглашении;
  • Полные права на программное обеспечение собственной разработки;
  • Лицензии и другие документы, как в твёрдой копии, так и в электронном виде;
  • Носители информации: дистрибутивные и мастер-копии;
• Связанные активы:
  • Hardware (аппаратное обеспечение):
    • Аппаратное обеспечение, прежде всего, рассматривается как платформа для исполнения Software;
    • Учитывается количество процессоров и другие характеристики, принимаемые в расчёт:
      • При стандартизации рабочих мест и выявлении системных требований программного обеспечения;
      • При учёте условий использования программного обеспечения, т.е. «на скольких процессорах исполняется данная программа, сколько ей выделено памяти»;

• Даты регулярного обслуживания и списания. Стоит обратить особое внимание на списание, так как при этом могут высвобождаться лицензии;
• Аппаратное обеспечение, как электронное место хранения программного обеспечения (электронный склад);
• Другие активы:
  • Персонал, ответственный за SAM, хранение и учёт активов, управление активами;
  • Обычные пользователи, как использующие активы каждый день (например, количество пользователей используется при подсчёте количества необходимых рабочих мест);
  • Физические и электронные места хранения программного обеспечения и связанных активов.

В организациях, которые ещё не внедряли SAM, внедрение проводится согласно поэтапному плану, приведённому на диаграмме, вне зависимости от того, проводится ли внедрение собственными силами, или с привлечением внешних подрядчиков (консультантов, интеграторов).

Рисунок 1. Этапы внедрения SAM

Соответствие организации стандарту ISO 19770 оценивается по достигаемым результатам от внедрения описываемых стандартом политик, процессов и процедур.

Описание каждого раздела стандарта содержит:

• Цель внедрения политик, процедур и правил, ради чего их необходимо внедрять в организации;
• Требуемые результаты, т.е. что конкретно должна получить организация от внедрения перечисляемых политик, процессов и процедур.

Если все перечисленные в стандарте результаты достигнуты организацией, она признаётся соответствующей стандарту.

Для того, чтобы внедрение SAM обеспечило достижение своих целей не просто в виде краткосрочного эффекта, а и в долгосрочной перспективе, необходимо постоянно совершенствовать внедренные процедуры и процессы управления программными активами. Необходимо поддерживать должный уровень ведения процессов SAM в Компании при помощи выборочных проверок, регулярных инвентаризаций программного обеспечения и постоянного обучения сотрудников Компании.

Выбор и последующее использование надлежащих стратегий и процедур для использования программного обеспечения и его лицензирования являются важнейшей частью технологии управления лицензиями в целом.

Конечным этапом процесса управления лицензиями является разработка плана действий, предусматривающих дальнейшее развитие. Перечень документов, являющихся результатом каждого этапа работ, приведен в таблице 1.

Таблица 1 – Перечень работ и планируемый результат

№	Наименование	Результат
1	Аудит существующего программного обеспечения и анализ потребностей Заказчика (на основании предоставленных документов, заполненных анкет, данных автоматизированного обследования при возможности его проведения на территории Заказчика)	Документ "Отчет об используемом ПО"
2	Разработка корпоративного стандарта «Лицензирование программного обеспечения и управление лицензионной политикой», планирование оптимизации процессов закупки и использования программного обеспечения	Документ "Корпоративный стандарт «Лицензирование программного обеспечения и управление лицензионной политикой»"
3	Завершение проекта (контроль соблюдения параметров проекта,согласование документации, проведение презентации для руководства Компании, подписание документов etc)	Презентация для руководства, акт выполненных работ

Документ "Отчет об используемом ПО" – аналитический отчет по использованию программного обеспечения Microsoft в компании, включающий в себя:

• вводную часть и описание рамок проекта;
• анализ используемого в компании ПО Microsoft с сопоставлением с имеющимися в наличии правоустанавливающими документами на программное обеспечение
• рекомендации по устранению имеющихся проблем;
• рекомендации по эффективному лицензированию программного обеспечения Microsoft в зависимости от сценариев использования;

Документ "Корпоративный стандарт «Лицензирование программного обеспечения и управление лицензионной политикой»" – свод рекомендаций по управлению программными активами в компании, включающий в себя:

• правила использования ПО Microsoft в компании
• контрольный список регистрации нового ПО Microsoft для сотрудников компании
• правила закупки ПО Microsoft в соответствии с корпоративными стандартами
• рекомендации по стандартизации ПО Microsoft и выработке стратегии его использования

Наши вендоры по данному направлению

• Microsoft